Unterweisung richtig dokumentieren
Ohne Dokumentation ist Ihre Unterweisung wertlos. Erfahren Sie, welche Angaben Pflicht sind, wie lange Sie aufbewahren müssen und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Typische Fehler bei der Dokumentation
Diese Fehler machen Ihre Unterweisung angreifbar
Fehlende Unterschriften
Ohne Teilnehmerunterschriften ist die Unterweisung nicht nachweisbar – im Streitfall steht Aussage gegen Aussage.
Keine Inhaltsangabe
Nur Datum und Teilnehmer reichen nicht. Die behandelten Themen müssen konkret benannt werden.
Verspätete Dokumentation
Dokumentation erst Wochen nach der Unterweisung – dann stimmen Datum und Teilnehmerliste oft nicht mehr.
Keine Aufbewahrung
Unterweisungsnachweise müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden – bei einigen BG-Vorschriften sogar länger.
Checkliste: Das muss in die Dokumentation
Unsere PPTX enthält eine Dokumentationsfolie als Vorlage
Datum & Uhrzeit
Wann fand die Unterweisung statt? Bei regelmäßiger Unterweisung: Turnus nachweisen.
Teilnehmerliste
Name, Vorname, Unterschrift aller Teilnehmer. Bei Verweigerung: Vermerken, dass die Person anwesend war.
Themen & Inhalte
Welche Gefährdungen und Schutzmaßnahmen wurden behandelt? Bezug zur GBU herstellen.
Unterweisende Person
Name und Funktion der Person, die die Unterweisung durchgeführt hat.
Rechtsgrundlage
Auf welcher Basis wurde unterwiesen? § 12 ArbSchG, branchenspezifische Vorschriften.
Besonderheiten
Waren Fragen? Gab es Diskussionen? Wurden Mängel gemeldet? Alles dokumentieren.
Häufig gestellte Fragen
Mindestens 2 Jahre nach DGUV Vorschrift 1. Bei Gefahrstoffen (GefStoffV) sogar bis 40 Jahre. Wir empfehlen eine Aufbewahrung von mindestens 5 Jahren.
Ja, digitale Dokumentation ist zulässig, solange die Echtheit und Vollständigkeit sichergestellt ist. Digitale Unterschriften sind möglich.
Zusätzlich: Datum des Arbeitsbeginns, bestätigte Einweisung in Flucht- und Rettungswege, Vorstellung der Sicherheitsbeauftragten und Ersthelfer.
Ja. Jede generierte Präsentation enthält eine Dokumentationsfolie als Vorlage mit allen Pflichtfeldern.
Vermerken Sie, dass der Mitarbeiter anwesend war, aber die Unterschrift verweigert hat. Notieren Sie Datum, Uhrzeit und idealerweise einen Zeugen.
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